「それ、どこに書いてありますか」と何度も聞かれる。手順書もマニュアルも作ってある。それでも聞かれる。探すより聞いた方が早いからです。
これは、資料が無いことが原因ではありません。資料はあるのに、必要なときに取り出せないことが原因です。
01ChatGPTに毎回貼るのとは違う
「AIに聞けばいい」と言われて、ChatGPTに自社の資料を貼り付けて使っている方もいます。ただ、これには限界があります。
毎回貼るのが手間になる。貼れる量に上限がある。そして何より、その資料を持っている人しか使えません。知りたいのは資料を持っていない側の人です。
やるべきなのは、資料を先に読み込ませておいて、誰でも質問できる状態にしておくことです。
02登録した範囲だけを答えさせる
ここが一番大事なところです。
生成AIは、知らないことを聞かれても、それらしい答えを作ってしまいます。社内の問い合わせでこれが起きると、間違った手順が正解として広まります。資料を読ませただけでは、かえって危ない。
だから、答えられる範囲を決めておきます。登録した資料に書いてあることだけを答えて、書いていないことは「その情報は登録されていません」と返す。そう設定しておくことで、初めて業務に使えます。
「何でも答えるAI」より「答えないと言えるAI」の方が、仕事では役に立ちます。
03何を読ませるか
最初から全部を入れる必要はありません。同じ質問を繰り返し受けているものから始めます。
- 作業手順書・マニュアル
- よく聞かれる社内ルール（経費・申請・休暇など）
- 取引先ごとの決まりごと
- 過去の問い合わせと、そのときの回答
紙しかない資料でも、写真を撮って読み込ませることができます。きれいに整理されている必要もありません。整理されていないから聞かれているのであって、整理してから始めようとすると、いつまでも始まりません。
04外に出したくない資料はどうするか
「社内の資料をAIに入れて大丈夫なのか」という質問は必ず出ます。当然の心配です。
ここは、使うサービスと設定で決まります。入力した内容が学習に使われない設定にできるものを選ぶ、読み込ませる範囲を限る、誰がどの資料に質問できるかを分ける。「AIだから危ない」のではなく、どう設定するかの問題です。
逆に、設定を確認しないまま各自が個人のアカウントで使っている状態の方が、実際には管理できていません。
05どこから手を付けるか
まずは、実際に繰り返されている質問を数えるところからです。「今週、同じことを何回聞かれたか」を思い出せば、どの資料から読ませるべきかはすぐ分かります。
シモテクノロジーでは、資料の準備から設定、答えられる範囲の調整まで含めてお引き受けしています。何を読ませればよいか分からない段階でのご相談で構いません。
ご相談は無料です。LINEからでもお気軽にどうぞ。